資料が見つからない！！
あの資料が見たいけど、どこだろう？これはどのファイルに綴ればいいの？
経理の急な退職やお休みで十分な引継ぎもできないままだと、まず困るのが膨大な資料を把握することではないでしょうか?
目的の資料が見つかるまで、紙の資料をペラペラと一枚ずつめくって確認…なんてことしたくありませんよね！？
資料のデータ化を進めれば、目的の資料がすぐに見つけられるようになりますし、ペーパーレス化も進み、収納棚もすっきりして一石二鳥ですよ！
ペーパーレス化の推進のため、電子帳簿保存法が2022年1月に改正される事はご存知でしょうか？これをきっかけに資料の整理整頓して、経理の急な退職やお休みに備えましょう！
電子帳簿保存法とは国税に関する帳簿や書類を電磁的記録等で保存するときの保存方法について定めた法律です。電子保存の対象となるのは大きく分けると3つあります。
①自社で作成する国税関係帳簿書類
②取引先から紙で受け取る書類
③自社及び取引先で電子的に授受する書類
特に③の「自社及び取引先で電子的に授受する書類」については、今回の改正によって電子取引として電子保存が義務化となります！逆に電子保存の対象とならない書類については紙の原本のまま保存する必要がありますので、よく確認しましょう。これを機に書類のデータ化を一気に進めてみてはいかがでしょうか？
ファイル名を好き勝手に付けていると、フォルダの中がごちゃごちゃしてしまいます。せっかくデータ化したのに紙と同じようにひとつずつ確認しながら資料を探す事になるなんて、嫌ですよね？名付けルールを社内で統一して、誰が見ても内容が一目で分かるようにしましょう。またルールが統一されていると、検索機能で検索をかけるときにも便利です。
①英数字、カタカナ、スペースは半角か全角か統一する
全角、半角がそろっていると名前順に並び変えたり、検索をかけるときにヒットしやすくなります。
②先頭文字は半角英数字が便利
ファイル名の先頭文字を半角英数字にすることで、昇順、降順、アルファベット順に並べ替えることが出来ます。また、キーボードで目的のファイル名の数字やアルファベットを押すだけで移動することもできます。マウスでスクロールしながら探すよりも操作が断然早くなりますよ。
③日付と種類の組み合わせ
例えば、2022年1月1日発行のA株式会社からの見積書にファイル名を付けるとします。
日付+会社名+種類の場合：20220101＿A株式会社＿見積書
種類+日付+会社名の場合：見積書＿20220101＿A株式会社
上記のようにルールを社内で統一しておけば、誰が作っても同じファイル名になりますよね。ルールが徹底されていれば、新入社員でも先輩に聞くことなく、目的の資料をひとりで探すことが出来ます。
フォルダは細かく分けすぎないことがポイントです。フォルダ階層が深かったりフォルダの数が多すぎると、煩雑化の原因になります。3階層（大分類、中分類、小分類）を目安に作ると良いでしょう。例えば、大分類が決算期、中分類が月、小分類が書類の種類のような階層を作ると、以下のようになります。
例）大分類：第1期＞中分類：202001（2020年1月）＞小分類：請求書
経理の資料の中には契約書やリース明細、借入金明細など数年にわたって使う資料もありますよね。そのような資料は、大分類が資料の種類、中分類が内容、小分類が年月のように作ってもいいかもしれません。
例）大分類：借入金明細＞中分類：金融機関＞小分類：借入年
自動でバックアップをとれるソフトやアプリは沢山ありますし、既に利用している方も多いのではないでしょうか?
大変便利ではありますが、いらないファイルがそのまま残っていたり、よくわからないフォルダが増えていても、そのままバックアップされてしまいます。保存してそのままにするのではなく、定期的に人間によるバックアップを行い、継続的に管理していく事も大切です。自動でバックアップしていると、気づかないうちに容量がいっぱいになっていることもあります。そうなってから、中身を見直すのは大変です！こまめにフォルダ内を整理整頓するためにも、1ヶ月に1回など周期を決めて、定型業務化しましょう。
経理の突然の退職やお休みで慌てる前にしっかりとルールを決めて仕組化していく事が重要です。経理業務に関するお悩みはどんな些細なことでもサポートいたしますので、お気軽に弊社へご相談ください。
無料相談のお問い合わせはこちら
電話でも受け付けています。 ☎0120-207-078（受付時間：平日8：30～17：30）
