こんなことありませんか？
・さあ仕事に取り掛かろう！と思ったときに資料のありかはどこだっけ？？と探すことがスタート地点になっている。
・紙ベースで決済が必要なため、会社に戻らないと仕事が進められない。
・申請書類の書き直しの依頼で確認作業が二度手間三度手間…
ペーパーレス導入によってこのような問題を解決して、業務改善、業務効率化をしてみませんか？
特に導入しやすいバックオフィスを例にとってペーパーレス導入についてご紹介したいと思います。
バックオフィスとは会社の経理回り全般のことを指します。
経理と一言にいっても会計、経費精算、振り込み事務、勤怠管理、給与計算など仕事は様々で専門性も高いものです。
それらのなにからペーパーレスをはじめればいいのか悩んでしまいますよね？
そこでペーパーレス導入に際して気を付けたいことや業務改善につながる具体例についてお話ししたいと思います。
ペーパーレスといってもただ紙で管理しているものをデータ化、デジタル化すればよいのでしょうか？
もちろんそれで解決できることもたくさんありますが、業務改善、効率化を考えるには一歩踏み込んで御社の経理について
考えてみましょう！
まず社内でどのような書類があるのか現状を明確化する必要があります。
社内にある書類を書き出ししてみましょう。
次に書類に紐つく業務を書き出してみると業務が見える化できます。
書類と業務を一通り書き出しできたら、それらを整理するために、6W2Hの視点で現状を考えてみましょう。
6W2Hとは、「Who（だれが）」「When（いつ）」「Where（どこで）」「What（何を）」「Whom（だれに）」「Why（どうして）」
「How（どのようして）」「How much （いくらで、どのくらいコストをかけて、時間をかけて）」の8つの視点です。
例えば、『旅費精算書』であれば、
各営業担当者（だれ）が出張時（いつ）に、帰社した社内（どこで）で、出張時の旅費精算（何）を旅費精算書の紙に記入（どのように）し、上長（だれに）へ提出、所要時間5分
（時間）。
というようになります。
この書類と業務の棚卸をしていくと作っている本人しかわからない書類がでてきたり、
いつの間にか増えてしまっている業務が見つかるかもしれません。
現状把握ができたら、ECRS（イクルス）を使って改善策を考えてみます。
ECRS（イクルス）とは改善を考える際のフレームワークです。
「排除（Eliminate）」「統合（Combine）」「交換（Rearrange）」「簡素化（Simplify）」の4つの切り口から
改善アイデアを考えます。また、E→C→R→Sの順番で考えることが大事で、「排除（Eliminate）」がもっとも改善効果
が高いとされています。
「排除（Eliminate）」本当に必要な書類か？省略できないか？手放せないか？
「統合（Combine）」一緒にできるものはないか？まとめられないか？集中できないか？
「交換（Rearrange）」他のものと交換できないか？担当者を変えられないか？他の方法はないか？外注できないか？
「簡素化（Simplify）」よりシンプルに簡単にできないか？回数を少なくできないか？
経理改善のご相談をお受けすると、それぞれ別の部署で同じ情報を別々に管理していることはよくあります。
それらを1つにすることによって2重になっていた業務を省略できたり、別管理していたものを1つに統合することによって
残高確認が1回で済むようになったりします。社内内製していた部分をアウトソーシングすることも方法の一つです。
業務の流れ、手順、担当者や場所など幅広い範囲でECRSを使ってみるとより効果的です。
イメージしやすい経費申請を例にとってみましょう。
【紙の申請の場合】
申請者が申請用紙に記入➡領収証と合わせて上長へ提出➡上長が承認➡経理へ提出➡経理が精算
➡経理が会計ソフトに入力、仕訳化
・紙媒体のため、上長が所内にいるときでないと承認が受けられない。
・書き間違い、記載漏れについてヒューマンチェックで差し戻し。
・紙媒体より会計ソフトへ手入力が必要。
【クラウドシステム導入】
申請者がクラウドシステムに入力（領収証を写メでアップ）➡金額や相手先を自動読み込み➡上長が承認➡経理が精算
・申請内容に入力漏れがあれば申請できない（申請者が申請時に自分で確認可能）
・上長は社内でなくとも承認が可能。
・（会計ソフトと連携していれば）仕訳は自動仕訳化可能
このように上長承認に場所の制約を受けないことにより、申請がスムーズに経理までいったり、
差し戻しの時間的ロスを申請時に申請者がチェックできるため排除でき、業務スピードを各段にアップできます。
連携している会計ソフトであれば経費申請の情報がそのまま仕訳化できるので、会計処理の入力工程も削減ができ、
経費精算にかかる業務すべてを効率化できます。
このようにペーパーレス導入によってバックオフィス業務を劇的に効率化することが可能です。
ただし、新しい仕組みを社内に根付かせるまでには、時間と労力が必要になります。元の方法からどうしても変えられない
人や新しいことに抵抗感がある人はどうしてもいるものです。新しいシステムを導入、仕組化を推進していくためには、
経営者トップのリーダーシップが不可欠です。また、経理部門だけでなく社内全体の各部署との連携も大事に
なってきます。営業会議はあっても経理の改善会議はなかなか定期的やれるものではありませんし、
社内で問題点はわかってもそれをどのように改善するかまでを導き出すのは難しかったり、各部署間の利害関係で
話がうまく進まないこともあるものです。そのような際に経理の専門家として弊社をご活用いただいております。
第三者の立場から客観的にアドバイスさせていただくことにより御社にとっての最適を一緒に考えさせていただき
ます。経理の仕組みや社内ルールは業種、企業規模、企業の成り立ちや外部環境（取引業者、競合等）によって様々
です。ぜひ一度弊社の無料相談へお気軽にご相談いただき、御社の業務改善にお役立てください。
