新人教育において必ずと言っていいほど使われるマニュアルですが、
一概に“マニュアル”と言っても様々な形式のものがあることをご存知ですか？
一昔前でいうと、紙印刷した冊子・パンフレットのようなものが一般的でした。
最近ではPDFファイル等でまとめた印刷コストのかからないマニュアル、
更にはより効率的な“動画マニュアル”を利用する企業が増加しています！
では元来の紙媒体マニュアルと比較をしつつ、動画マニュアルを活用するメリットをご紹介していきます。
紙媒体のマニュアルでは写真の添付はあれど文章で表現されることがほとんどで、
テキストを読み込んで理解する必要がありました。
一方動画では、視覚情報をフルに使えるうえに音声などの効果や実際の動きで説明されるため、
より直感的に理解が可能になります。
また、テキスト情報では伝わりにくい部分やニュアンスも伝わりやすいため、
マニュアル使用者によって理解が大きくずれることもありません。
動画マニュアルは、実際の業務を動画にすることで分からない部分だけを繰り返すことも可能ですので、
理解の浅い部分を反復視聴することで理解度が上がりやすくなります。
また、紙媒体では読み進めながら作業を行いがちですが、動画マニュアルでは作業前に一通り流れを視聴してから
作業に取り掛かることができ、着地点を把握したうえで作業を行うことができるという利点もあります。
動画マニュアルはサーバー上やクラウド保存も多く利用されていますので、PCやスマートフォン・タブレット等の
再生機器があれば作業場でも、出張先でもどこでも動画マニュアルを使用できます。
コロナウイルスの影響でテレワークも多くなっていますので、アクセス権さえあれば自宅でも利用できることも利点です。
もちろん紙印刷して配布する必要もないので、コスト削減にも繋がります。
さらに先ほど挙げたメリットのほかにも、動画マニュアルは効率的に作成できるというポイントがあります。
動画を編集するとなると難しく思われるかもしれませんが、パソコンやスマートフォンに
もともと内蔵されているアプリケーションでも十分動画マニュアルを作成できます。
また、スマートフォン等で業務工程を録画し繋げるだけでもマニュアルが完成するため、
文章で説明するために頭を悩ますこともなく、スピーディーに作成できます。
動画マニュアルを作成するにあたって、【いつ・どこで・だれが・何を・なぜ・どのように】使用するかを想定し
動画の骨組みを組み立てることで、よりスムーズに分かりやすいマニュアルを作成できます。
一本の動画マニュアルにいくつものテーマを取り入れてしまうと、情報量が膨大になり、
マニュアルも長くなってしまいます。
せっかくのメリットも失われてしまうので、テーマを絞って作成することは大きなポイントです。
また、動画マニュアルのデメリットとして、動画内のキーワード検索が難しいこと挙げられます。
必要な情報がどこにあるのかわかりやすくするためにも、一本の動画に入れるテーマは厳選しましょう。
テキストや図表・録画映像が集まったら、編集を行います。
資料のつなぎ合わせやカット以外にも、動画編集ではナレーションや効果音などの音声を付けたり、
テロップなどのテキストを追加したりと情報を盛り込む要素は多くあります。
製作段階で複数人に見てもらうことで、マニュアルに必要な情報・不必要な情報を再確認し、
多くの人が使いやすい動画マニュアルになります。
動画マニュアルはまだマニュアルとしては新しい部類です。
上記で述べたこと以外にもメリットや作成ポイントはまだまだ多くあります。
業務で手いっぱいでなかなかマニュアル作成の時間が取れない…という方もいらっしゃるかと思いますが、
最近では動画マニュアル作成を請け負う会社もあります。
新人教育における働き方改革対策の一環として、ご自身の会社でも動画マニュアルを取り入れてみてはいかがでしょうか？
