withコロナが叫ばれております。これまでとは違った新しい生活様式が求められるようになっている中、
会社の経営もこれまで通りとはいかなくなってきます。
社員が出社できなくても、どこでも会社経営ができるという環境を整えておくことが今後の経営には大事になってきます。
そこでまず導入しやすいバックオフィスのクラウド化をご紹介します。
バックオフィスとは会社の経理回り全体のことを表現します。
ひとことで経理といってもその仕事は多岐にわたります。
売上請求書発行、給与計算、経費精算、仕入管理、支払管理、記帳業務、そして資料整理。
どれをとっても止められない仕事になります。
では、どこから始めればよいのでしょうか？
まず、貴社の経理の流れから確認していきましょう。
経費精算を例にとってみると、このような流れではないでしょうか。
営業担当者が営業に行った際の駐車場代を精算しようとします。
経費申請書（紙）に必要事項、日付、金額、内容、取引先名等を記載し、
領収証と合わせて経理に申請します。
経理は申請書（紙）の内容を確認し、決済権のある上長に提出します。
上長が申請書（紙）の内容を承認し、経理に書類が戻ってくると
経理は現金を準備し、申請者へ返金します。
上記のフローにクラウドシステムを導入してみるとこうなります。
営業担当者は駐車場代の領収証を写真をとってクラウドシステムにアップします。
写真の情報より金額や場合によっては支払い先の情報が自動で読み取られます。
過去に支払ったことがある場合はAIにより科目情報なども自動で選択されます。
営業担当者は必要事項が入力されていることを確認して申請ボタンを押します。
申請されるとお知らせが経理担当者へメールされます。
経理担当者は申請された内容を確認し、問題なければ承認をクリック。
お知らせメールは上長にも届きます。
上長も同じように画面で内容を確認、承認をクリックすると
承認されたことが経理にメールされ、経理は現金精算ができます。
この流れはすべてPCやスマフォで確認がとれるので
会社のデスクにいかないと申請書が確認できない！などということはありません。
いつでもどこでも上長は出張時の移動中に申請が承認できます。
営業担当者の入力漏れも必要事項がすべて入力されていなければ申請できませんし、
AIやOCRの読み取り機能が補助してくれるため入力ミスも軽減！
経理からの差し戻しも最小限にできます。
さらにフローを見直せば現金精算を給与精算へ変更したり、
経費精算のタイミングを見直したりすることにより経費精算業務を圧縮することが可能です。
このように経理精算1つをとってもクラウドシステムを導入することに
各人の時間を圧縮できることはもちろん、場所を問わない働き方につながりますし、
同時に経理フローの改善をすることによってさらなる導入効果を望めます。
新しいシステムやフローを導入する際は導入に時間と労力がかかります。
経理担当者だけでなく全従業員に協力や教育が必要になってくることもあり、
結局新しい形が定着できずにもとに戻ってしまうということもよくあることです。
弊社のクラウド導入支援では、導入に際し理想の経理フローを構築することによって
今までの流れをさらに改善し時間短縮や省略できる流れにできるように一緒に考えてさせていただきます。
また、導入で問題となる従業員様へのフォローについてもご要望に応じてお手伝いさせていただいたり操作マニュアルを作成することによって誰でも使える環境のお手伝いをいたします。
是非一度弊社無料相談をご活用ください。
クラウド導入により御社のバックオフィスの改善をお手伝いさせていただきます。
